Sekretariat for Samarbeidsorganene, eSøknad og eRapport
Prosjekt
- Prosjektnummer
- 46011601
- Ansvarlig person
- May Britt Kjelsaas
- Institusjon
- NTNU, DMF
- Prosjektkategori
- Administrasjonskostnader
- Helsekategori
- Generic Health Relevance
- Forskningsaktivitet
- 8. Health Services
Rapporter
Drift av regionale samarbeidsorganer og forskningsstøtte på vegne av Helse Midt-Norge RHF. Denne sekretariatsfunksjonen er knyttet til de regionale samarbeidsorganene og forskningsadministrative oppgaver, bl.a. knyttet til utlysning, forvaltning og rapportering av regionale forskningsmidler. Funksjonen er lagt til NTNU (3 personer), i samarbeid med HMN RHF.Sekretariatsfunksjonen er knyttet til Samarbeidsorganet HMN-NTNU, Samarbeidsorganet HMN-høgskolene, HMNs regionale forskningsutvalg og Felles forskningsutvalg mellom St. Olavs Hospital og NTNU, Det medisinske fakultet. Sekretariatsoppgavene innebærer ansvar for drift og framdrift i saker som er til behandling. Oppgavene er derfor knyttet til gjennomføring av møter, og omfatter forberedelser, innkalling, referat og etterarbeid inkludert ajourføring av oversikter og arkivering i dokumentsenter. I tillegg kommer ansvar for oppfølging av mange av sakene som behandles.
Samarbeidsorganet HMN-NTNU og Felles forskningsutvalg forvalter regionale forskningsmidler fra HMN og det utføres derfor oppgaver knyttet til forvaltningen av midlene, og til utlysning av forskningsmidler og rapportering. Det årlige utlysningsarbeidet er en omfattende og langvarig prosess som koordineres av sekretariatet. Dette inkluderer utarbeidelse av søknadsinformasjon og utlysningstekster i samarbeid med ledere for utvalgene, rådgivning til søkere, koordinering av vitenskapelige komiteer, fordeling av søknader til vurdering, informasjon som grunnlag for intervjuer og arbeid med innstilling. Etter at vedtak er fattet blir resultatet av tildelingen offentliggjort, og det utarbeides tildelingsbrev.
Faglig rapportering på forskningsmidlene administreres også av sekretariatet, og den elektroniske rapporteringen omfatter alle forskningsprosjekter og tiltak, i tillegg til de nasjonale tjenestene i Helse Midt-Norge. Denne elektroniske rapporteringen ligger til grunn for rapportering til årlig melding i HMN RHF.
Ansatte i sekretariatet bidrar også til gjennomføring av andre forskningsrelaterte oppgaver for HMN RHF knyttet til årsberetning og årlig melding og gir innspill til ulike strategiske prosesser innen forskning og høyere utdanning, samt deltar i nasjonale utvalg og arbeidsgrupper på vegne av HMN RHF.
I 2015 har sekretariatet i store deler av året bestått av tre rådgivere i 100% stilling, ansatt ved NTNU, Det medisinske fakultet.
Sekretariatet har administrativ støtte på fakultetet. Økonomiseksjonen ved fakultetet forbereder budsjett, regnskap og lager økonomioversikter i forkant av møtene i samarbeid med sekretariatet. HR-seksjonen deltar også ved å organiserer tilsettinger for de som får stipend.
HMN RHF har en sekretariatsfunksjon knyttet til de regionale samarbeidsorganene som også utfører en rekke forskningsadministrative oppgaver, bl.a. knyttet til utlysning, forvaltning og rapportering på regionale forskningsmidler fra HMN RHF. Denne funksjonen er dels lagt til NTNU (2 personer) i tillegg til HMN RHF (1 person).Sekretariatsfunksjonen er knyttet til Samarbeidsorganet HMN-NTNU, Samarbeidsorganet HMN-høgskolene, HMNs regionale forskningsutvalg, Felles forskningsutvalg og Felles utdanningsutvalg mellom St. Olavs Hospital og NTNU, Det medisinske fakultet.
Sekretariatsoppgavene innebærer ansvar for drift og framdrift i saker som er til behandling. Oppgavene er derfor knyttet til gjennomføring av møter, og omfatter forberedelser, innkalling, referat og etterarbeid inkludert ajourføring av oversikter og arkivering i dokumentsenter. I tillegg kommer ansvar for oppfølging av mange av sakene som behandles.
Samarbeidsorganet HMN-NTNU og Felles forskningsutvalg forvalter regionale forskningsmidler fra HMN og det utføres derfor oppgaver knyttet til forvaltningen av midlene, og til utlysning av forskningsmidler og rapportering.
Det årlige utlysningsarbeidet er en omfattende og langvarig prosess som koordineres av sekretariatet. Dette inkluderer utarbeidelse av søknadsinformasjon og utlysningstekster i samarbeid med ledere for utvalgene, rådgivning til søkere, koordinering av vitenskapelige komiteer, fordeling av søknader til vurdering, informasjon som grunnlag for intervjuer og arbeid med innstilling. Etter at vedtak er fattet blir resultatet av tildelingen offentliggjort, og det utarbeides tildelingsbrev.
Faglig rapportering på forskningsmidlene administreres også av sekretariatet og den elektroniske rapporteringen omfatter alle forskningsprosjekter og tiltak, i tillegg til de nasjonale tjenestene i Helse Midt-Norge. Denne elektroniske rapporteringen ligger til grunn for rapportering til årlig melding i HMN RHF.
Ansatte i sekretariatet bidrar også til gjennomføring av andre forskningsrelaterte oppgaver for HMN RHF knyttet til årsberetning og årlig melding og gir innspill til ulike strategiske prosesser innen forskning og høyere utdanning og deltar i nasjonale utvalg og arbeidsgrupper på vegne av HMN RHF. For 2014 var det eksempelvis en del arbeid knyttet til utlysingen av Helseforsk-midlene, som ble administrert av Forskningsrådet, men hvor RHF-ene forvalter midlene og koordinerer deler av prosessen.
I 2014 har sekretariatet i store deler av året bestått av tre rådgivere i 100% stilling. To av dem er ansatt ved fakultetsadministrasjonen, DMF, NTNU og har administrativ støtte på fakultetet. Økonomiseksjonen ved fakultetet forbereder budsjett, regnskap og lager økonomioversikter i forkant av møtene i samarbeid med sekretariatet. HR-seksjonen deltar aktivt i arbeidet med å selektere kandidater for intervju, deltar i intervjuene og organiserer tilsettinger for de som får stipend.
Oppgavene i sekretariatet utføres på vegne av HMN RHF og er en sekretariatsfunksjon knyttet til de regionale utvalgene, to nasjonale utvalg, samt global helse. I tillegg utføres en rekke andre forskningsadministrative oppgaver.De utvalgene som ble driftet i 2013 er: Samarbeidsorganet HMN-NTNU, Samarbeidsorganet HMN-høgskolene, HMNs regionale forskningsutvalg, Felles forskningsutvalg og Felles utdanningsutvalg mellom St. Olavs Hospital og NTNU, Det medisinske fakultet. Ansvar for de nasjonale samarbeidsutvalgene NSG (www.helseforsk.no) og RHF-enes strategigruppe for forskning (www.helseforsk.no/rhf) ble overført til Helse Vest i august 2013.
Sekretariatsoppgavene som utføres for disse utvalgene innebærer ansvar for drift og framdrift i saker som er til behandling. Oppgavene er derfor knyttet til gjennomføring av møter, og omfatter forberedelser, innkalling, referat og etterarbeid inkludert ajourføring av oversikter og arkivering i dokumentsenter. I tillegg kommer ansvar for oppfølging av mange av sakene som behandles.
Samarbeidsorganet HMN-NTNU og Felles forskningsutvalg forvalter regionale forskningsmidler fra HMN og det utføres derfor oppgaver knyttet til forvaltningen av midlene, og til utlysning av forskningsmidler og rapportering.
Det årlige utlysningsarbeidet er en omfattende og langvarig prosess som drives av sekretariatet. Det inkluderer utarbeidelse av søknadsinformasjon, rådgivning til søkere, koordinering av vitenskapelige komiteer, fordeling av søknader til vurdering, informasjon som grunnlag for intervjuer og arbeid med innstilling. Etter at vedtak er fattet offentliggjøres resultatet og det skrives tildelingsbrev.
Faglig rapportering på forskningsmidlene administreres også av sekretariatet og denne elektroniske rapporteringen omfatter forskningsprosjekter og tiltak, og de nasjonale tjenestene i Helse Midt-Norge.
Sekretariatet har også deltatt i arbeid med planlegging av den regionale utdanningskonferansen og deltatt der og på den regionale forskningskonferansen i Helse Midt-Norge.
Sekretariatet bidrar også til gjennomføring av andre forskningsrelaterte oppgaver for HMN RHF knyttet til årsberetning og årlig melding og gir innspill til ulike strategiske prosesser innen forskning og høyere utdanning og deltar i nasjonale utvalg og arbeidsgrupper på vegne av HMN RHF.
I 2013 besto sekretariatet av tre rådgivere i 100% stilling. Rådgiverne i sekretariatet har i 2013 vært ansatt ved fakultetsadministrasjonen, DMF, NTNU og har administrativ støtte på fakultetet. Økonomiseksjonen ved fakultetet forbereder budsjett, regnskap og lager økonomioversikter i forkant av møtene i samarbeid med sekretariatet. HR-seksjonen deltar aktivt i arbeidet med å selektere kandidater for intervju, deltar i intervjuene og organiserer tilsettinger for de som får stipend.
Oppgavene i sekretariatet utføres på vegne av HMN RHF og er knyttet til de regionale utvalgene a) Samarbeidsorganet HMN-NTNU, b) Samarbeidsorganet HMN-høgskolene, c) HMNs regionale forskningsutvalg, d)Felles forskningsutvalg og e) Felles utdanningsutvalg St. Olav-DMF.
I tillegg kommer to nasjonale samarbeidsutvalg; NSG og RHF-enes strategigruppe.Samarbeidsorganet (SO) mellom Helse Midt-Norge og NTNU forvalter de regionale forskningsmidlene fra HMN på tilsammen 185 millioner. Deler av midlene forvaltes også av Felles forskningsutvalg (FFU) mellom St.Olav-DMF.
Sekretariatet for SO-ene er lagt til fakultetsadministrasjonen, DMF, NTNU.
Arbeidsoppgavene i sekretariatet er i stor grad knyttet til SO HMN-NTNU. En del oppgaver er knyttet til gjennomføring av regionale møter, og omfatter forberedelser, innkalling, referat og etterarbeid inkludert arkivering. Dessuten oppfølging av saker og enkelte utredningsoppgaver knyttet til relevante saker.
Den årlige utlysningen av forskningsmidler i regi av både Samarbeidsorganet og FFU omfatter utarbeidelse av søknadsinformasjon, publisering, rådgivning til søkere, koordinering av vitenskapelige komiteer, fordeling av søknader og arbeid med innstilling, samt informasjon og brev etter at vedtak om tildeling er fattet.
Faglig rapportering på forskningsmidlene administreres også av sekretariatet og rapporteringen gjennomføres elektronisk gjennom eRapport, som i de andre RHF-ene. Rapporteringen omfatter alle nasjonale tjenester i regionen og alle forskningsprosjekter som benytter regionale forskningsmidler fra HMN.
Sekretariatet har også oppgaver knyttet til Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og Høgskolene. I hovedsak dreier det seg om koordinering av møter på samme måte som for det andre Samarbeidsorganet. I tillegg kommer utlysning av FoU-midler, søknadsbehandling, skriving av innstilling, og brev til søkerne i etterkant.
Felles forskningsutvalg mellom St. Olavs Hospital og Det medisinske fakultet, NTNU, er et lokalt samarbeidsorgan som forvalter en andel av de regionale forskningsmidlene. Regnskapet for disse midlene føres på St. Olavs Hospital. Hovedoppgaven for sekretariatet er derfor koordinering av møter i tillegg til utlysning av forskningsmidler som nevnt over. I tillegg kommer midler til sluttføring av mastergrad.
Ansvaret for Felles utdanningsutvalg mellom St. Olav og DMF, NTNU omfatter i hovedsak koordinering av møter.
Regionalt forskningsutvalg i Helse Midt-Norge (RFU) består av representanter fra alle HF i regionen, fra NTNU og fra høgskolene. Møtekoordinering er hovedoppgaven. I tillegg kommer saksbehandling av artikkelpengene. Dette omfatter innhenting av oversikter fra nasjonale kilder (CRIStin), beregning av poeng og penger, utarbeidelse av brev, samt godkjenning av fakturaer fra HF-ene.
Som vanlig har sekretariatet deltatt på den årlige regionale forskningskonferansen som i 2012 ble arrangert av St. Olavs Hospital HF.
Nasjonal samarbeidsgruppe for helseforskning (NSG) ledes i perioden 2010-2013 av dekanus Stig A. Slørdahl (DMF, NTNU) på vegne av helseregion Midt-Norge. I tillegg til selve gjennomføringen av NSG-møtene 2 ganger i året, avholdes det en rekke møter i arbeidsutvalget for NSG. Formålet med møtene i arbeidsutvalget er å diskutere og forberede saker til NSG-møtene. Mer info om NSG finnes på www.helseforsk.no
RHF-enes strategigruppe for forskning er et nasjonalt utvalg som ledes av Henrik A. Sandbu (HMN RHF) og i tett kontakt med Helse- og omsorgsdepartementet. Mer info finnes på www.helseforsk.no/rhf
Sekretariatet bidrar i tillegg til gjennomføring av enkelte oppgaver ved RHF knyttet årlig melding, årsberetning og lignende der HMNs forskningsportefølje skal beskrives.
Sekretariatet har administrativ støtte på fakultetet generelt, og spesielt i forbindelse med økonomiforvaltningen og stipendutlysningene. Økonomiseksjonen forbereder delregnskap og økonomioversikter i forkant av alle SO-møter, samt oppdaterer budsjettet gjennom året, i samarbeid med sekretariatet. HR-seksjonen deltar aktivt i arbeide med å selektere kandidater for intervju, delta i intervju samt organisere tilsettinger for de som får stipend.
I 2012 besto sekretariatet av tre rådgivere i 100 % stilling; Elin Yli Dvergsdal (hovedansvar for satsingen på global helse og nasjonale utvalg), Rannveig Storeng Frøseth (hovedansvar for de regionale utvalgene), og May Britt Kjelsaas (hovedansvar for de nasjonale utvalgene og for å koordinere arbeidet i sekretariatet).
Oppgavene i sekretariatet er knyttet til de regionale samarbeidsutvalgene a) Samarbeidsorganet HMN-NTNU, b) Samarbeidsorganet HMN-høgskolene, c) HMNs regionale forskningsutvalg og d)Kontaktutvalget St. Olav - DMF.
Sekretariatet har også administrativt ansvar for to nasjonale samarbeidsutvalg; NSG (i hele 2011) og RHF-enes strategigruppe (fra september 2011).Samarbeidsorganet (SO) mellom Helse Midt-Norge og NTNU forvalter de regionale forskningsmidlene fra HMN på tilsammen 159 millioner. Deler av midlene forvaltes også av Kontaktutvalget St.Olav - DMF.
Sekretariatet for SO-ene er lagt til fakultetsadministrasjonen, DMF, NTNU.
Arbeidsoppgavene i sekretariatet er i stor grad knyttet til SO HMN-NTNU. En del oppgaver er knyttet til gjennomføring av regionale møter, og omfatter forberedelser, innkalling, referat og etterarbeid inkludert arkivering. Dessuten oppfølging av saker og enkelte utredningsoppgaver knyttet til relevante saker.
Den årlige utlysningen av forskningsmidler i regi av både Samarbeidsorganet og Kontaktutvalget omfatter utarbeidelse av søknadsinformasjon, publisering, rådgivning til søkere, koordinering av komiteer, fordeling av søknader og arbeid med innstilling, samt informasjon og brev etter at vedtak om tildeling er fattet. I 2011 ble det i tillegg til ordinære utlysninger gjennomført en ekstra utlysning av midler til treårig forskningsprosjekt.
I søknadsarbeidet benyttes eSøknad, som i de andre RHF-ene.
Faglig rapportering på forskningsmidlene administreres også av sekretariatet og rapporteringen gjennomføres elektronisk gjennom eRapport, som i de andre RHF-ene. Rapporteringen omfatter både høyspesialiserte tjenester i regionen og alle forskningsprosjekter som benytter regionale forskningsmidler fra HMN.
Sekretariatet har også oppgaver knyttet til Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og Høgskolene. I hovedsak dreier det seg om koordinering av møter på samme måte som for det andre Samarbeidsorganet. I tillegg kommer utlysning av FoU-midler, søknadsbehandling, skriving av innstilling, og brev til søkerne i etterkant.
Kontaktutvalget mellom St. Olavs Hospital og Det medisinske fakultet, NTNU, er et lokalt samarbeidsorgan som forvalter en andel av de regionale forskningsmidlene. Regnskapet for disse midlene føres på St. Olavs Hospital. Hovedoppgaven for sekretariatet er derfor koordinering av møter i tillegg til utlysning av forskningsmidler som nevnt over. I tillegg kommer midler til sluttføring av mastergrad.
Regionalt forskningsutvalg Helse Midt-Norge (RFU) består av representanter fra alle HF i regionen, fra NTNU og fra høgskolene. Møtekoordinering er hovedoppgaven. I tillegg kommer saksbehandlingen av artikkelpengene. Dette omfatter innhenting av oversikter fra NIFU STEP, beregning av poeng og penger, utarbeidelse av brev, samt godkjenning av fakturaer fra HF-ene. Som vanlig har sekretariatet deltatt på den årlige regionale forskningskonferansen som i 2010 ble arrangert av Helse Nordmøre og Romsdal på vegne av HMN.
Nasjonal samarbeidsgruppe for medisinsk og helsefaglig forskning ledes i perioden 2010-2013 av dekanus Stig A. Slørdahl på vegne av helseregion Midt-Norge. I tillegg til selve gjennomføringen av NSG-møtene 2 ganger i året, avholdes det en rekke møter i arbeidsutvalget for NSG. Formålet med møtene i arbeidsutvalget er å diskutere og forberede saker til NSG-møtene. Mer info om NSG finnes på www.helseforsk.no
Sekretariatet bidrar også til gjennomføring av enkelte oppgaver ved RHF, som årlig melding, årsberetning og lignende der HMNs forskningsportefølje skal beskrives.
Sekretariatet har administrativ støtte på fakultetet generelt, og spesielt i forbindelse med økonomiforvaltningen. Økonomiseksjonen forbereder delregnskap og økonomioversikter i forkant av alle SO-møter, samt oppdaterer budsjettet gjennom året, i samarbeid med sekretariatet.
I 2011 besto sekretariatet av to rådgivere i 100 % stilling; Elin Yli Dvergsdal og May Britt Kjelsaas.
Deltagere
- Elin Yli Dvergsdal Prosjektdeltaker
- Maria Henningsen Prosjektdeltaker
- Hanne Smevik Prosjektdeltaker
- May Britt Kjelsaas Prosjektleder
- Rannveig Storeng Frøseth Prosjektdeltaker
eRapport er utarbeidet av Sølvi Lerfald og Reidar Thorstensen, Regionalt kompetansesenter for klinisk forskning, Helse Vest RHF, og videreutvikles av de fire RHF-ene i fellesskap, med støtte fra Helse Vest IKT
Alle henvendelser rettes til Helse Midt-Norge RHF - Samarbeidsorganet og FFU