Personvernerklæring

1. Generelt om personvern

De regionale helseforetakene har egne personvernombud. Med de regionale helseforetakene menes Helse Vest RHF, Helse Sør-Øst RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Nord RHF. Et personvernombud har som hovedoppgave å informere og gi råd om de forpliktelsene virksomheten har etter personvernlovgivningen til den behandlingsansvarlige eller databehandleren, samt til de ansatte som utfører behandlingen av personopplysninger. Man kan stille spørsmål til det aktuelle personvernombudet. Kontaktinformasjon finner du under punkt 4.

2. Hvilke opplysninger behandles

Det vi har av data om deg er det du selv eller din samarbeidspartner oppgir ved opprettelse av søknad på forskningsmidler.ihelse.net, gjennom å rapportere for forsknings- og innovasjonsprosjekter eller nasjonale tjenester på forskningsprosjekter.ihelse.net.

Ved opprettelse av søknad om forsknings- og innovasjonsmidler på forskningsmidler.ihelse.net (eSøknad og eVurdering) eller ved å rapportere via forskningsprosjekter.ihelse.net (eRapport), blir du spurt om å oppgi personopplysninger om deg selv og om dine samarbeidspartnere. Dette inkluderer opplysninger om navn, epostadresse, telefonnummer, kjønn, fødselsår, tilknytning (institusjon), rolle i søknaden (prosjektleder, medarbeider, samarbeidspartner m.fl.) samt en beskrivelse av hva du aktiv skal bidra med i prosjektet. I tillegg registreres automatisk IP-adresse og det opprettes informasjonskapsler for å spore bruken av systemet. For å kunne lage en brukervennlig tjeneste er det avgjørende å se på brukernes bruksmønster.

Du kan selv velge å legge inn opplysninger om samarbeidspartnere i søknader, men opplysningene må bekreftes via epost eller tekstmelding fra hver samarbeidspartner gjennom innebygget funksjon i systemet. Ved rapportering har du muligheten til å registrere offentliggjorte vitenskapelige publikasjoner og doktorgradsarbeider som er et resultat fra prosjektet. Ved rapportering for nasjonale tjenester kan du også registrere navn, rolle, landsdel og kontaktopplysninger for representanter oppnevnt i en referansegruppe.

3. Roller og behandling av data

Det regionale helseforetaket i din helseregion ved øverste ledelse er behandlingsansvarlig for den behandlingen av personopplysninger som foretas.

Ansatte i administrasjonen i de regionale helseforetakene som arbeider med forvaltning og oppfølging av forskningsmidler samt rapportering for nasjonale tjenester, har tilgang til alle opplysninger som lagres i systemene. Ansatte i Helse Vest IKT som arbeider med utvikling og drift av systemene, har tilgang til alle lagrede opplysninger.

Helse Vest er databehandler av de aktuelle personopplysningene. De aktuelle personopplysningene anvendes til internkontroll, offentliggjøring av prosjekter, rapportering mm. Behandlingens hjemmelsgrunnlag er Personopplysningsloven av 2018-06-15-38, jf. EØS-avtalen vedlegg XI nr. 5e (forordning (EU) 2016/679) om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger, artikkel 6 bokstav e. Her heter det at databehandling av personopplysninger er lovlig hvor behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt. I denne sammenheng vises det til blant annet lovpålagte oppgaver etter Helseforetaksloven, hvor det heter at de regionale helseforetakene skal legge til rette for å finansiere forsknings- og innovasjonsaktivitet, mens rapportering for nasjonale tjenester fremgår av forskrift om bruk av betegnelsen universitetssykehus og nasjonale tjenester. Oppgaven utføres for å sikre at befolkningen får tilgang til helsetjenester av høy kvalitet ved Spesialisthelsetjenesten.

Opplysningene som du registrerer i systemene eies og forvaltes av de regionale helseforetakene. Vi videreformidler ikke opplysninger om deg til en tredjepart uten ditt samtykke. Dette gjelder imidlertid ikke for myndighetspålagt rapportering, opplysninger til tilsynsmyndigheter eller i forbindelse med revisjon. Opplysningene kan også bli utlevert dersom de regionale helseforetakene mottar en rettslig kjennelse om utlevering av informasjon i forbindelse med en eventuell rettssak.

4. Innsyn, retting og sletting

Du har krav på å få vite hvilke personopplysninger som er registrert om deg på forskningsmidler.ihelse.net og forskningsprosjekt.ihelse.net, og hvordan disse opplysningene blir behandlet jf. bestemmelsen i personopplysningslovens § 18.

Du kan se hvilke opplysninger som er registrert om deg under fanen «deltakere» i søknadsskjema og i rapporteringsskjema. For medlemmer av en referansegruppe i nasjonale tjenester finnes disse opplysningene under fanen «forankring».

Som registrert på forskningsmidler.ihelse.net og på forskningsprosjekter.ihelse.net har du i visse tilfeller rett til å kreve innsyn, retting og sletting av opplysninger om deg selv. Eksempelvis vil dette kunne gjelde opplysninger som er uriktige og/eller ufullstendige, eller opplysninger de regionale helseforetakene ikke har adgang til å behandle. Men i all hovedsak er retting og sletting tillagt deg selv og dette kan gjennomføres ved bruk av funksjoner i systemet.

Dine personopplysninger blir i all hovedsak håndtert av de regionale helseforetakene, og spørsmål knyttet til innsyn, retting og sletting rettes det regionale helseforetaket du er tilknyttet / i din region.

Kontaktopplysninger

eSøknad og eVurdering

Helse Vest: forskningsmidler@helse-vest.no
Helse Sør-Øst: forskningsmidler@helse-sorost.no
Helse Midt-Norge: samarbeidsorganet@mh.ntnu.no
Helse Nord: forskningsmidler@unn.no

eRapport

Helse Vest: forskningsrapportering@helse-vest.no
Helse Sør-Øst: rapporteringforskning@helse-sorost.no
Helse Midt-Norge: samarbeidsorganet@mh.ntnu.no
Helse Nord: forskningsmidler@unn.no
Nasjonalt program (Klinbeforsk): forskning@helse-sorost.no