Sekretariat for Samarbeidsorganene, eSøknad og eRapport

Sekretariatsfunksjonen for HMNs SamarbeidsorganerOppgavene i sekretariatet er knyttet til Samarbeidsorganet HMN-NTNU, Samarbeidsorganet HMN-høgskolene, HMNs regionale forskningsutvalg, Kontaktutvalget St. Olav - DMF, og Det medisinske fakultet, NTNU.Samarbeidsorganet (SO) mellom Helse Midt-Norge og NTNU forvalter de regionale forskningsmidlene fra HMN som i 2009 omfattet 102 millioner. Sekretariatet for SO-ene er lagt til fakultetsadministrasjonen, DMF, NTNU. Hovedtyngden av arbeidsoppgavene i sekretariatet er knyttet til SO HMN-NTNU. I forbindelse med møtene vil det si innkalling, koordinering, møteforberedelser og etterarbeid inkludert arkivering. Også saksbehandling, rådgivning og enkelte utredningsoppgaver knyttet til saker som behandles i Samarbeidsorganet hører til. Samarbeidsorganets årlige utlysning av forskningsmidler omfatter utarbeidelse av søknadsinformasjon, publisering, rådgivning til søkere, koordinering av komiteer, fordeling av søknader og arbeid med innstilling, samt informasjon og brev etter at vedtak om tildeling er fattet. Samarbeidsorganet benytter det elektroniske søknadssystemet eSøknad, som også benyttes av de andre RHF-ene. I 2009 ble det for første gang gjennomført en elektronisk rapportering på regionale forskningsmidler ved bruk av eRapport. Denne rapporteringen omfatter både høyspesialiserte tjenester og alle forskningsprosjekter som benytter regionale forskningsmidler fra HMN. Sekretariatet har administrativ støtte på fakultetet generelt, og spesielt i forbindelse med økonomiforvaltningen. Økonomiseksjonen forbereder delregnskap og økonomioversikter i forkant av alle SO-møter, samt oppdaterer budsjettet gjennom året. Sekretariatet har også oppgaver knyttet til Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og Høgskolene. Hovedoppgaven er koordinering av møter på samme måte som for det andre Samarbeidsorganet. I tillegg kommer utlysning av FoU-midler, søknadsbehandling, skriving av innstilling, og brev til søkerne i etterkant. Kontaktutvalget mellom St. Olavs Hospital og Det medisinske fakultet, NTNU, er et lokalt samarbeidsorgan som forvalter en andel av de regionale forskningsmidlene. Regnskapet for disse midlene føres på St. Olavs Hospital. Hovedoppgaven for sekretariatet er derfor koordinering av møter og utlysning av forskningsmidler. Kontaktutvalget utlyser midler til 3-årige forskningsprosjekter, korttidsprosjekter og mastergrad. Regionalt forskningsutvalg Helse Midt-Norge (RFU) består av representanter fra alle HF i regionen, fra NTNU og fra høgskolene. Møtekoordinering er hovedoppgaven. I tillegg kommer saksbehandlingen av artikkelpengene. Dette omfatter innhenting av oversikter, beregning av poeng og penger, brev, og dessuten godkjenning av fakturaer fra HF-ene. Som vanlig har sekretariatet deltatt på den årlige regionale forskningskonferansen som arrangeres henholdsvis av RFU. Sekretariatet har også arbeidsoppgaver ved fakultetet. Som fakultetets superbruker for Frida gis det rådgivning til forskere og til instituttkontakter. Samtidig skal alle fakultetets forskningsresultater kontrolleres i samarbeid med brukere på instituttene. Det inkluderer ansvar for endelig kontroll og godkjenning før oversendelse av data fra DMF, NTNU til DBH-databasen. Også i 2009 har sekretariatet bestått av en rådgiverstilling i 80% stilling siden august 2009.

Sekretariatsfunksjon for HMNs SamarbeidsorganerOppgavene i sekretariatet er knyttet til Samarbeidsorganet HMN-NTNU, Samarbeidsorganet HMN-høgskolene, HMNs regionale forskningsutvalg, Kontaktutvalget St. Olav - DMF, og Det medisinske fakultet, NTNU.Samarbeidsorganet (SO) mellom Helse Midt-Norge og NTNU forvalter de regionale forskningsmidlene fra HMN som i 2008 omfattet 100 millioner. Sekretariatet for SO-ene er lagt til fakultetsadministrasjonen, DMF, NTNU. Hovedtyngden av arbeidsoppgavene i sekretariatet er knyttet til SO HMN-NTNU. I forbindelse med møtene vil det si innkalling, koordinering, møteforberedelser og etterarbeid inkludert arkivering. Også saksbehandling, rådgivning og enkelte utredningsoppgaver knyttet til saker som behandles i Samarbeidsorganet hører til, samt høringssaker (f.eks. biobankrapport). Samarbeidsorganets årlige utlysning av forskningsmidler omfatter utarbeidelse av søknadsinformasjon, publisering, rådgivning til søkere, koordinering av komiteer, fordeling av søknader og arbeid med innstilling, samt informasjon og brev etter at vedtak om tildeling er fattet. I 2008 innførte Samarbeidsorganet det elektroniske søknadssystemet eSøknad, som også benyttes av de andre RHF-ene. Dette har vært særlig nyttig for god oversikt og økt kvalitet på søknadsbehandlingen. Sekretariatet har administrativ støtte på fakultetet generelt, og spesielt i forbindelse med økonomiforvaltningen. Økonomien krever god oversikt og jevnlig oppfølging. Eksempelvis forberedes det økonomioversikter i forkant av alle møter, samt løpende oppdatering av budsjett gjennom året som følge av vedtak i Samarbeidsorganet o.l. For kommende periode skal budsjettet også periodiseres. Sekretariatet har også oppgaver knyttet til Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og Høgskolene. Hovedoppgaven er koordinering av møter på samme måte som for det andre Samarbeidsorganet. I tillegg kommer utlysning av FoU-midler, søknadsbehandling, skriving av innstilling, og brev til søkerne i etterkant. Kontaktutvalget mellom St. Olavs Hospital og Det medisinske fakultet, NTNU, er et lokalt samarbeidsorgan som forvalter en andel av de regionale forskningsmidlene. Regnskapet for disse midlene føres på St. Olavs Hospital. Hovedoppgaven for sekretariatet er derfor koordinering av møter og utlysning av forskningsmidler. Kontaktutvalget utlyser midler til 3-årige forskningsprosjekter, korttidsprosjekter og mastergrad. Her ble eSøknad benyttet for korttidsstipend og flerårige prosjekter. Regionalt forskningsutvalg Helse Midt-Norge (RFU) består av representanter fra alle HF i regionen, fra NTNU og fra høgskolene. Møtekoordinering er hovedoppgaven. I tillegg kommer saksbehandlingen av artikkelpengene. Dette omfatter innhenting av oversikter, beregning av poeng og penger, brev, og dessuten godkjenning av fakturaer fra HF-ene. I 2008 nedsatte HMN-RHF en regional gruppe som skulle revidere HMNs regionale forskningsstrategi. Denne gjennomgangen medførte en betydelig innsats i forhold til møtevirksomhet, skriving og redigering av forskningsstrategien. Det totale omfanget av dette arbeidet var nær 4 uker. Sekretariatet har også arbeidsoppgaver ved fakultetet. Som fakultetets superbruker for Frida gis det rådgivning til forskere og til instituttkontakter. Samtidig skal alle fakultetets forskningsresultater kontrolleres i samarbeid med brukere på instituttene. Det inkluderer ansvar for endelig kontroll og godkjenning før oversendelse av data fra DMF, NTNU til DBH-databasen. Videre var jeg prosjektleder for fakultetets handlingsplan (HP) for økt antall publikasjonspoeng, og prosjektmedarbeider for HP for bedre utdanningskvalitet. Handlingsplanarbeidet medførte kurs i MS project, møter, koordinering av innspill og skriving av prosjektrapport. Noe generell forskningsadministrasjon kommer i tillegg, som utarbeidelse av fakultetets høringssvar til Magnussenutvalgets rapport. Som sekretær for en komite for vurdering av stipendiatsøknader ved DMF, koordinerte jeg intervjuer og laget den skriftlige innstillingen på vegne av komiteen. Det er ellers noe oppfølging av de inngåtte samarbeidsavtalene mellom Det medisinske fakultet og HF-ene i regionen. Som vanlig har sekretariatet deltatt på den årlige regionale forskningskonferansen og på den regionale praksiskonferansen som arrangeres henholdsvis i regi av RFU og av SO HMN-høgskolene. I begynnelsen av 2008 ble det gjort et forarbeid knyttet til rapportering for 2007 for Kontaktutvalget St.Olav-DMF og Samarbeidsorganet HMN-høgskolene. Rapportering for 2007 ble imidlertid ikke gjennomført for SO HMN-NTNU, bl.a. på grunn av at det ble bestemt å innføre eRapport. Slutten av året ble derfor brukt til å forberede elektronisk rapportering.